Nom de l’auteur/autrice :Claude Kojchen

Votre GMAO est-elle performante ? Les GMAO sont devenues l’outil indispensable à tous les services de maintenance. Les bénéfices attendus sont importants bien que difficiles à traduire en euros car souvent indirects. Comment savoir dès lors si votre GMAO est performante ? Améliore-t-elle l’efficience de votre maintenance ? Faut-il en changer ? Nous vous présentons dans cet article une méthode qui va vous aider à répondre à ces questions. Questions à vous poser à propos de votre GMAO ” Tout le monde s’en plaint ! “ On l’entend souvent chez nos clients. Les techniciens la trouvent ringarde et complexe, les demandeurs la trouvent lourde, les décideurs ont du mal à obtenir des indicateurs fiables, bref personne n’en est satisfait ! Mais au-delà du ressenti et des doutes, comment faire pour analyser sa GMAO de manière objective ? Nous allons aborder les questions suivantes : Comment évaluer l’efficience de votre GMAO ? Tout d’abord, la question à vous poser est plutôt celle-ci : notre GMAO est-elle adaptée à notre site et nos besoins ? Car chaque site est différent et il faut prendre en compte vos spécificités. La taille de votre site est bien sûr importante, mais ce n’est pas le seul critère. C’est pourquoi nous vous proposons la grille de cotation ci-dessous. Il ne s’agit pas d’une mesure absolue, mais elle permet de clarifier et d’objectiver des impressions ou des sentiments en répondant à ces questions : notre logiciel est-il adapté ? Sur quels points ? Devrait-il être amélioré ou changé et pourquoi ? La grille que nous proposons ci-dessous peut être remplie seul(e) ou à plusieurs, ensemble ou séparément. Elle est ensuite discutée, et permet de faire progresser la réflexion. Grille de cotation de GMAO Cette grille se présente sous la forme d’un simple tableur Excel que nous vous enverrons sur simple demande à numa@e-bpm.tech. La démarche consiste à : On calcule alors la performance de l’ensemble des modules et donc de la GMAO : On divise la somme de la colonne (5) « performance » par la somme de la colonne (4) « importances ». Cela donne dans notre exemple le Niveau de performance globale du logiciel : 8,13/17 = 48% Modules Utile à Couverture du besoin Efficience module Importance Performance Commentaire   (1) (2) (3) = (1) x (2) (4) (5) = (3) x (4)   Gestion des demandes d’intervention 100% 50% 50% 4 2.00   Gestion des interventions 100% 33% 33% 4 1.33   Comptes-rendus et mobilité 100% 60% 60% 3 1.80   Gestion du préventif 100% 70% 70% 4 2.80   Réservation des salles de réunion 10% 100% 10% 2 0.20   Exemple de total       17 8.13   NB : Pour rendre la grille plus lisible, nous avons supprimé des modules, et des lignes. Analyse des résultats Pour analyser les résultats du niveau de performance que vous avez calculé, si le résultat est inférieur à 30% c’est insuffisant, s’il se trouve entre 30 et 50%, la GMAO est à améliorer. Les résultats supérieurs à 50% sont corrects ou satisfaisant. Contactez-nous par email (numa@e-bpm.tech) si vous souhaitez recevoir le tableau Excel, ou si vous souhaitez une aide pour cette évaluation. Votre GMAO est-elle vraiment utile ? Une GMAO est un outil. Selon Wikipedia, un outil « améliore l’efficacité des actions entreprises ou donne accès à des actions impossibles autrement. » Votre GMAO en tant qu’outil améliore-t-elle l’efficacité de vos opérations ? Donne-t-elle accès à des actions impossibles autrement ? En termes plus précis : votre GMAO vous permet-elle facilement de : En bref : cet outil est-il adapté à vos vrais besoins ? Cela passe par une autre question : quels sont les vrais besoins numériques du service maintenance ? Votre GMAO est-elle obsolète ? Une fois que vous avez évalué l’efficience de votre GMAO, se pose la question de l’obsolescence de votre outil : est-il adapté aux usages d’aujourd’hui ? La conception fonctionnelle générale des GMAO a 40 ans. Elle est centrée autour des interventions, et les autres types de données s’organisent autour. De ce point de vue, une GMAO de 10 ans n’est pas forcément vieille. Mais les choses sont en train d’évoluer vers quelques outils centrés sur les équipements, qui commencent à apparaitre. Ce qui a évolué et continue d’évoluer, c’est l’ergonomie de ces outils, en particulier avec les apports de la mobilité. La facilité et l’aisance avec laquelle il est possible de travailler avec les GMAOs sont des critères importants. Aujourd’hui, tout le monde (ou presque) utilise un smartphone et attend le même niveau de performance de la part d’outils professionnels. Une GMAO qui n’embarque pas de la mobilité peut donner l’impression d’un logiciel « daté » et créer un décalage. Les bénéfices sont réels, tant dans le confort d’utilisation qu’en termes d’efficacité. Enfin, dernière question : est-ce que la GMAO ne serait pas un bouc-émissaire ? Le point que tout le monde préfère critiquer, pour éviter d’aborder d’autres sujets d’organisation plus gênants ?… Conclusion Aborder la question de l’efficacité de la GMAO, c’est aussi aborder celle de l’efficacité du service maintenance. Et cela ouvre de multiples questions, ce que nous vous recommandons de faire régulièrement ! L’un des points clés est aussi que changer de GMAO est un projet important et structurant, qui suppose un gros investissement temps et le moment favorable. Nous espérons que cet article vous aura aidé à tout cela, et donc à mieux piloter la performance de votre maintenance ! N’hésitez pas à nous faire part de votre expérience de l’utilisation de la grille ou à nous contacter pour échanger !   👉 Pour aller plus loin :

Maintenance industrielle : ce que coûtent les pannes « La maintenance coûte cher ! » Voilà une croyance bien ancrée dans l’esprit de nombreux responsables industriels !  En réalité, la maintenance industrielle coûte cher… lorsqu’elle n’est pas faite. Et cela, les responsables maintenance le savent. Mais alors comment le faire entendre aux décideurs : directeur de site, directeur industriel ou DG ? Cette prise de conscience est fondamentale pour que le service maintenance puisse disposer des moyens nécessaires pour développer une maintenance équipée et organisée. Cela passe par une notion à la fois simple à comprendre, et difficile à évaluer : ce que coûtent les pannes. Si ce que coûte le service maintenance est connu et suivi chaque mois, le coût des pannes est lui, aléatoire. On ne sait pas à l’avance quand et où les pannes vont avoir lieu. On a donc d’un côté un coût fixe et certain (le service maintenance) et de l’autre, un coût incertain (celui des pannes). Alors comment calculer le coût des pannes ? Il existe plusieurs méthodes de calcul et nous allons en étudier deux. La plus simple consiste à prendre un exemple de réparation, et à comparer les coûts de remplacement en cas de panne et pendant un arrêt programmé. Son inconvénient est de ne pas être complète car elle ne donne qu’un exemple. On ne peut donc pas la généraliser. La seconde méthode est de calculer ce qu’on appelle le « coût indirect » de maintenance, qui est le total de ce que coûtent les pannes de l’ensemble des machines du site. Méthode 1 : l’exemple de calcul de panne Par exemple, on peut décider de ne pas remplacer le roulement d’une machine. Mais alors, il faudra le remplacer après sa défaillance. Si l’on compare ce que coûte cette réparation pendant un arrêt programmé et ce qu’elle coute en cours de production, voici ce que cela donne pour le cas du remplacement de ce roulement :   Remplacement lors d’un arrêt programmé Remplacement lors d’une panne Taux de l’heure intervenant de maintenance 40 €/h 40 €/h Cout de l’heure du personnel de production affecté à la machine (2 personnes) 0 : aucun personnel n’a été affecté au planning de production 60 €/heure. Ne peuvent pas être déplacés vers une autre production : on ne sait pas quand la machine redémarre. Nettoyage machine pour accéder au carter 0 : a été réalisé lors de la mise à l’arrêt de l’atelier 0,5h x 40 €/h (intervenant de maintenance) Recueil des symptômes et localisation de la défaillance 0 1h x 40€/h Démontage roulement 0,5h x 40 €/h 0,5h x 40 €/h Sortie magasin et transport vers la machine 0 : sortie prévue et anticipée 0,5h x 40 €/h Montage roulement 1h x 40€/h : le mode opératoire décrit les précautions à prendre 1,5h x 40€/h : pas de mode opératoire Essais, remise en route 0,5 h de production et de maintenance 0,5 h de production et de maintenance Temps et cout d’immobilisation machine Non compté, car arrêt prévu et intégré au planning de production. Pour une machine dont le taux de l’heure est de 200 € 4,5h à 200€, soit 900€ Temps et cout de main d’œuvre production 0,5h à 60€, soit 30€ 4,5h à 60€, soit 270€ Temps et cout de main d’œuvre maintenance 2h à 40€, soit 80€ 4,5h à 40€, soit 180€ Prix du roulement 120€ 120€ Total = 30+80+120 = 230€ = 900+270+180+120 = 1470€ Cette même réparation peut donc coûter 6 fois plus cher à la suite d’une défaillance, que lorsqu’elle est prévue et intégrée au planning de production. La limite de cette méthode est qu’on ne prend pas en compte les coûts suivants : Autre inconvénient, ce calcul ne peut bien sûr pas être réalisé pour chaque panne, ni pour chaque machine. Il est cependant important de connaitre au moins le taux de l’heure des machines vitales. Cela aide le service maintenance à choisir ses priorités, et par exemple à évaluer l’intérêt et la profondeur de la maintenance préventive à réaliser. Méthode 2 : le cout indirect de maintenance Le calcul du coût indirect est nécessaire pour connaitre l’efficience de votre maintenance. Il consiste à évaluer le coût annuel de l’ensemble des pannes. Pour calculer le cout indirect, il faut d’abord calculer le cout pour chaque machine. Il est souvent fait en multipliant pour chaque machine, le nombre d’heures de pannes par son taux de l’heure : Coût indirect machine A = nb d’heures de panne de la machine A x Taux de l’heure machine A Il faut ensuite additionner les couts indirects de toutes les machines. Coût indirect de la maintenance = cout machine A + cout machine B + cout de machine N.… Cette évaluation n’est pas toujours possible ou suffisante. C’est là que le contrôle de gestion peut apporter ses méthodes, sa rigueur et aussi le fait que les chiffres qu’il avance sont reconnus par la direction. Conclusion In fine, calculer le cout des pannes permet de tirer des conclusions et notamment de savoir si l’on fait assez de préventif, et si : Coût indirect > coût direct (main d’œuvre + pièces) è le préventif réalisé est insuffisant Cout indirect < cout direct è le préventif est efficace (attention néanmoins à ne pas aller dans le sur-préventif !) Quelle que soit la méthode choisie, elle permet de comparer le cout de maintenance et celui des pannes, et donc de valoriser le travail réalisé par le service maintenance.  Ce sont d’excellents indicateurs, qui permettent de montrer à la direction, chiffres à l’appui, qu’investir dans une maintenance efficiente est rentable ! Pour aller plus loin : Testez vos connaissances des bonnes pratiques de maintenance avec notre quiz gratuit Découvrez les offres de formation en ligne e-BPM, dédiées à la gestion ou encore au préventif