Votre GMAO est-elle performante ?

Les GMAO sont devenues l’outil indispensable à tous les services de maintenance. Les bénéfices attendus sont importants bien que difficiles à traduire en euros car souvent indirects. Comment savoir dès lors si votre GMAO est performante ? Améliore-t-elle l’efficience de votre maintenance ? Faut-il en changer ?

Nous vous présentons dans cet article une méthode qui va vous aider à répondre à ces questions.

Questions à vous poser à propos de votre GMAO

“Tout le monde s’en plaint !”

On l’entend souvent chez nos clients. Les techniciens la trouvent ringarde et complexe, les demandeurs la trouvent lourde, les décideurs ont du mal à obtenir des indicateurs fiables, bref personne n’en est satisfait !

Mais au-delà du ressenti et des doutes, comment faire pour analyser sa GMAO de manière objective ?

Nous allons aborder les questions suivantes :

  • Comment évaluer votre GMAO ?
  • Avec quelle grille de cotation ?
  • Comment analyser les résultats ?
  • Vous sert-elle vraiment ou est-elle plutôt un poids à trainer ?
  • Votre GMAO a 10 ans : est-elle obsolète ?

Comment évaluer l’efficience de votre GMAO ?

Tout d’abord, la question à vous poser est plutôt celle-ci : notre GMAO est-elle adaptée à notre site et nos besoins ?

Car chaque site est différent et il faut prendre en compte vos spécificités. La taille de votre site est bien sûr importante, mais ce n’est pas le seul critère.

C’est pourquoi nous vous proposons la grille de cotation ci-dessous. Il ne s’agit pas d’une mesure absolue, mais elle permet de clarifier et d’objectiver des impressions ou des sentiments en répondant à ces questions : notre logiciel est-il adapté ? Sur quels points ? Devrait-il être amélioré ou changé et pourquoi ?

La grille que nous proposons ci-dessous peut être remplie seul(e) ou à plusieurs, ensemble ou séparément. Elle est ensuite discutée, et permet de faire progresser la réflexion.

Grille de cotation de GMAO

Cette grille se présente sous la forme d’un simple tableur Excel que nous vous enverrons sur simple demande à numa@e-bpm.tech.

La démarche consiste à :

  • Établir la liste des modules de la GMAO (colonne Module),
  • Evaluer un certain nombre de critères pour chaque module :
  • Colonne (1) Utilité du module : certains modules de GMAO sont proposés par l’éditeur et installés, alors qu’ils sont redondants ou inutiles à l’entreprise. Ce chiffre représente en pourcent, l’utilité de ce module.
  • Colonne (2) Couverture du besoin : à quel pourcentage pensez-vous que le besoin du service maintenance est couvert par module ?
  • Colonne (3) Efficience du module, qui s’obtient par calcul : colonne (3) = (1) x (2)
  • Colonne (4) Importance opérationnelle du module, classée entre 1 et 5 :
    • 1 = l’arrêt du module ne cause aucun inconvénient,
    • 2 = il ralentit ou gène la GMAO,
    • 3 = il ralentit ou gène l’activité ou les opérations de maintenance,
    • 4 = il interrompt l’activité de maintenance,
    • 5 = il cause l’arrêt des opérations du site
  • Colonne (5) Performance du module, qui s’obtient par calcul : colonne (5) = (3) x (4).
  • La performance d’un module est donc le produit de : son utilité x sa couverture du besoin x son importance opérationnelle.

On calcule alors la performance de l’ensemble des modules et donc de la GMAO :

On divise la somme de la colonne (5) « performance » par la somme de la colonne (4) « importances ».

Cela donne dans notre exemple le Niveau de performance globale du logiciel : 8,13/17 = 48%

ModulesUtile àCouverture du besoinEfficience moduleImportancePerformanceCommentaire
 (1)(2)(3) = (1) x (2)(4)(5) = (3) x (4) 
Gestion des demandes d’intervention100%50%50%42.00 
Gestion des interventions100%33%33%41.33 
Comptes-rendus et mobilité100%60%60%31.80 
Gestion du préventif100%70%70%42.80 
Réservation des salles de réunion10%100%10%20.20 
Exemple de total   178.13 
Tableau 1 : grille d’évaluation de GMAO

NB : Pour rendre la grille plus lisible, nous avons supprimé des modules, et des lignes.

Analyse des résultats

Pour analyser les résultats du niveau de performance que vous avez calculé, si le résultat est inférieur à 30% c’est insuffisant, s’il se trouve entre 30 et 50%, la GMAO est à améliorer. Les résultats supérieurs à 50% sont corrects ou satisfaisant.

Contactez-nous par email (numa@e-bpm.tech) si vous souhaitez recevoir le tableau Excel, ou si vous souhaitez une aide pour cette évaluation.

Votre GMAO est-elle vraiment utile ?

Une GMAO est un outil. Selon Wikipedia, un outil « améliore l’efficacité des actions entreprises ou donne accès à des actions impossibles autrement. »

Votre GMAO en tant qu’outil améliore-t-elle l’efficacité de vos opérations ? Donne-t-elle accès à des actions impossibles autrement ?

En termes plus précis : votre GMAO vous permet-elle facilement de :

  • Savoir quelles sont vos priorités
  • Programmer et piloter le préventif
  • Programmer vos interventions
  • Savoir si vous suivez votre programme de travail
  • Réaliser toutes les interventions prévues
  • Ne pas en manquer
  • Enregistrer les travaux faits
  • Obtenir des indicateurs et les suivre
  • etc.

En bref : cet outil est-il adapté à vos vrais besoins ?

Cela passe par une autre question : quels sont les vrais besoins numériques du service maintenance ?

Votre GMAO est-elle obsolète ?


Une fois que vous avez évalué l’efficience de votre GMAO, se pose la question de l’obsolescence de votre outil : est-il adapté aux usages d’aujourd’hui ?

La conception fonctionnelle générale des GMAO a 40 ans. Elle est centrée autour des interventions, et les autres types de données s’organisent autour. De ce point de vue, une GMAO de 10 ans n’est pas forcément vieille. Mais les choses sont en train d’évoluer vers quelques outils centrés sur les équipements, qui commencent à apparaitre.

Ce qui a évolué et continue d’évoluer, c’est l’ergonomie de ces outils, en particulier avec les apports de la mobilité. La facilité et l’aisance avec laquelle il est possible de travailler avec les GMAOs sont des critères importants.

Aujourd’hui, tout le monde (ou presque) utilise un smartphone et attend le même niveau de performance de la part d’outils professionnels. Une GMAO qui n’embarque pas de la mobilité peut donner l’impression d’un logiciel « daté » et créer un décalage. Les bénéfices sont réels, tant dans le confort d’utilisation qu’en termes d’efficacité.

Enfin, dernière question : est-ce que la GMAO ne serait pas un bouc-émissaire ? Le point que tout le monde préfère critiquer, pour éviter d’aborder d’autres sujets d’organisation plus gênants ?…

Conclusion

Aborder la question de l’efficacité de la GMAO, c’est aussi aborder celle de l’efficacité du service maintenance. Et cela ouvre de multiples questions, ce que nous vous recommandons de faire régulièrement !

L’un des points clés est aussi que changer de GMAO est un projet important et structurant, qui suppose un gros investissement temps et le moment favorable.

Nous espérons que cet article vous aura aidé à tout cela, et donc à mieux piloter la performance de votre maintenance ! N’hésitez pas à nous faire part de votre expérience de l’utilisation de la grille ou à nous contacter par email pour échanger ! 

Pour aller plus loin :